Wie kommuniziere ich eine Information erfolgreich an eine andere Person?
Diese Frage kommt im Betriebsalltag häufig auf. Gerade wenn es darum geht Wissen und Informationen an Mitarbeiter – oder unter Mitarbeitern weiterzugeben. Ein klassisches Tool, das ebenfalls Einsatz in der Wirtschaft findet sind SOPs (Standardarbeitsanweisungen, standard operating procesures).
Diese haben jedoch ihre Tücken. SOPs müssen aufwendig angefertigt, auf dem neusten Stand gehalten und von jedem Mitarbeiter gelesen und verstanden werden. Richtig aufbereitet und angewendet können sie ein hilfreiches Tool sein um Mitarbeiter optimal in einen Arbeitsbereich wie zum Beispiel dem Frischmelker-Controlling einzuarbeiten. Oder eine Grundlage darstellen um im Team Arbeitsabläufe zu reflektieren.
Auf was ist bei der Erstellung einer SOP zu achten?
Solltest du dich dafür entscheiden eine SOP zu erstellen, mache dir vorher Gedanken darüber welchen Arbeitsbereich oder welche Arbeitsabläufe du beschreiben möchtest. An wen diese Informationen gerichtet sind und welche Informationen enthalten sein müssen, damit ein Mitarbeiter mit Hilfe der SOP diesen Arbeitsbereich problemlos übernehmen kann.
Bleiben wir bei dem Beispiel Frischmelker-Controlling bedeutet das, du solltest dir Gedanken darüber machen, welche Vorkehrungen zu treffen sind, bevor ein Mitarbeiter diese Tätigkeit ausübt. Welche Hilfsmittel braucht er? Auf was soll er dabei achten und was ist zu tun, wenn etwas von der festgelegten Norm abweicht. Wie wird das Ganze dokumentiert? Hilfreich dafür kann neben der SOP eine passende Checkliste sein, in denen die wichtigsten Daten festgehalten und dokumentiert werden können. Im Netz findest du viele gute Beispiele für SOPs. Um dir etwas Arbeit abzunehmen kannst du dir meine SOP und die passende Checkliste zum Thema Frischmelker-Controlling hier holen.
Aber was hat das Ganze mit Digitalisierung zu tun?
Eine berechtigte Frage. Es ist nicht immer einfach einen Arbeitsablauf auf Grund seiner Komplexität schriftlich festzuhalten. Manchmal scheitert es bereits an unterschiedlichen Sprachen. Jeder von uns kennt Videoportale. Auf diesen Plattformen werden Tutorials zu unterschiedlichen Themen angeboten. Ich selbst nutze Videos um den Onlinekursteilnehmern eine Einstellung im Rationsberechnungsprogramm zu zeigen. Vieles lässt sich besser erklären, aber auch verstehen, wenn man es direkt vor Augen hat. Bestimmte Abschnitte eines Videos lassen sich beliebig oft wiederholen, um eine Info richtig zu verstehen. Für viele Arbeitsabläufe lassen sich sogar „sprachfreie“ Videos erstellen. Ebenfalls eine gute Möglichkeit neben der „klassischen“ SOP Informationen zu vermitteln. Für welchen Weg du dich auch entscheidest deinen Mitarbeitern Arbeitsabläufe nahe zu bringen.
Ich wünsche dir viel Erfolg dabei und gesunde Kühe!
Deine Denise
